Sebelum menguraikan pengertian administrasi menurut para ahli, secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Silalahi 1992). Kata administrasi juga berasal dari Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat ketatausahaan (Handayaningrat, 1998).
Pengertian administrasi menurut The Lian Gie, yakni segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam melakukan kerjasama mencapai tujuan (dalam Kencana, 2003)
Administrasi adalah kegiatan sebagi proses pengendalian usaha kerja sama kelompok manusia untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumnya. Sehingga administrasi sebagai keseluruhan proses pelaksanaan yang dilakukan secara bersama-sama.
Pengertian Administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori (Alamsyah dan Muffie, 2002) yaitu :
1. Administrasi dalam arti sempit
Pengertian administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata usaha (office work)
2. Administrasi dalam arti luas
Pengertian administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur yaitu: sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai dan memanfaatkan berbagai sumber.
Berdasarkan pada definisi dan konsep diatas, maka pada dasarnya Administrasi merupakan kegiatan atas pengelolaan terhadap keseluruhan komponen organisasi untuk mencapai efisiensi dalam mencapai tujuan organisasi, maka bisa dikatakan bahwa kegiatan Administrasi merupakan jumlah dari pekerjaan operasional dan manajemen. Administrasi mencakup semua kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan secara teratur untuk mencapai tujuan pendidikan yang telah digariskan.
Demikian penjelasan definisi atau pengertian administrasi menurut para ahli. Administrasi yang baik adalah Administrasi yang mempunyai informasi yang memenuhi sedikitnya lima persyaratan yaitu: lengkap, modern, tepat, meyakinkan, dan disimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditelusuri dan digunakan sebagai alat pendukung pengambilan keputusan apabila diperlukan.
Faktor kelengkapan sangat penting, karena informasi yang tidak lengkap dapat berakibat pada kesimpulan yang tidak benar. Faktor kemutlakan tidak kalah pentingnya karena suatu keputusan adalah upaya untuk memecahkan masalah. Untuk itu akurasi informasi merupakan hal mutlak karena informasi yang tidak akurat justru akan mempersulit proses pengambilan keputusan. Berkaitan erat dengan akurasinya, informasi harus dapat dipercaya. Artinya, data tidak dimanipulasi dalam pengelolanya yang apabila terjadi akan mengaburkan situasi yang sebenarnya. Seluruh informasi yang telah terkumpul dan terolah harus disimpan sedemikian rupa sehingga siapapun yang memerlukan dan memang tidak mudah diperoleh oleh pihak-pihak yang tidak berhak memilikinya.