Sebelum mendefinisikan pengertian teknologi informasi dan komunikasi secara utuh, berikut ini ada sejumlah definisi yang menjadi rujukan.
Menurut Nasution (1995), teknologi berasal dari bahasa Yunani yaitu technologia yang menurut Webster Dictionary berarti systematic treatment atau penanganan sesuatu secara sistematis, sedangkan techne sebagai dasar kata teknologi berarti art, skill, science atau keahlian, keterampilan, ilmu.
Salisbury (1996) mengemukakan bahwa kata teknologi merujuk pada cara di mana kita menggunakan ilmu pengetahuan untuk memecahkan masalah praktis. Teknologi dalam istilah yang benar, mengarah kepada segala upaya untuk memecahkan masalah-masalah manusia. Itu berarti suatu cara untuk mengatur orang, peristiwa-peristiwa, dan mesin dengan menggunakan pengetahuan dan membuktikan alat-alat, prosedur, dan teknik.
Menurut Susanto (2002) informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut dapat menjadi informasi. Hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut. Dari uraian tentang informasi ada tiga hal penting yang harus di perhatikan, di antaranya:
Menurut Hariyadi (Koswara, 1998) , teknologi informasi diberi batasan sebagai teknologi pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan memanfaatkan komputer dan telekomunikasi yang lahir karena “… adanya dorongan-dorongan kuat untuk menciptakan teknologi baru yang dapat mengatasi kelambatan manusia mengolah informasi…” Menurut Pendit (Koswara, 1998) kelambatan itu terasa disebabkan karena volume informasi semakin cepat membengkak. Pendit menambahkan bahwa teknologi informasi memungkinkan konsumsi informasi dalam jumlah besar dan kecepatan luar biasa. Kemampuan tersebut terutama disebabkan oleh ujung tombak teknologi informasi, yakni komputer.
Dalam pengertian yang lebih luas, Ely (1982) mengemukakan bahwa yang dimaksud teknologi informasi… mencakup sistem-sistem komunikasi seperti satelit siaran langsung, kabel interaktif dua arah, penyinaran bertenaga rendah (low-power broad-casting), komputer (termasuk personal komputer dan komputer genggam yang baru), dan televisi (termasuk video disk dan video tape cassette).
Dari beberapa pengertian teknologi informasi sebagaimana dikemukakan di atas, maka yang dimaksud dengan teknologi informasi adalah serangkaian tahapan penanganan informasi, yang menurut Siagian (2002) meliputi penciptaan informasi, pemeliharaan saluran informasi, seleksi dan transmisi informasi, penerimaan informasi secara selektif, penyimpanan dan penelusuran informasi, dan penggunaan informasi. Tahapan-tahapan tersebut dikemukakan oleh Siagian dalam gambar seperti berikut ini.
Penciptaan Informasi
Penciptaan informasi adalah proses identifikasi dan penggalian sumber-sumber informasi yang tepat. Sumber-sumber informasi yang dapat dan layak digali sangat bervariasi, dan itu sangat tergantung pada pengambilan keputusan apa yang akan didukung dan untuk kepentingan apa informasi tersebut digunakan.
Pemeliharaan Saluran Informasi
Salah satu perkembangan pesat yang terjadi dalam era informasi dewasa ini ialah terjadinya ”perkawinan” antara teknologi komunikasi dan teknologi informasi. Akibatnya makin banyak saluran penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain, misalnya dari sumber informasi kepada penggunanya. Itulah yang dimaksud dengan saluran informasi multimedia. Saluran tersebut dapat berupa (a) saluran melalui komunikasi lisan, (b) saluran dengan menggunakan tulisan, (c) komputer padasatuan-satuan kerja dalam organisasi yang on-line dengan komputer utama (mainframe), (d) saluran telepon, (e) teleks, (f) faksimile, dan (g) electronic mail.
Seleksi dan Transmisi Informasi
Tidak semua satuan kerja dan tidak semua orang yang terdapat dalam satu organisasi memerlukan informasi yang sama. Misalnya satuan kerja yang menangani produksi memerlukan informasi yang berbeda dari informasi yang dibutuhkan oleh satuan kerja yang menangani sumber daya manusia. Dengan perkataan lain, informasi yang dimiliki oleh organisasi perlu diseleksi oleh berbagai pemakai informasi tersebut. Oleh karena itu, berarti mengatahui informasi apa yang dikirim kepada siapa dan untuk kepentingan apa menjadi sangat penting. Salah satu ramifikasi pandangan di atas ialah pentingnya kemampuan memilih dan menggunakan sarana transmisi informasi yang tepat.
Penerimaan Informasi Secara Selektif
Jika di atas telah ditekankan pentingnya kemampuan memilih informasi apa yang akan disampaikan kepada siapa dan kepentingan apa, berarti penerima informasi pun perlu memiliki kemampuan untuk melakukan seleksi. Kemampuan pengguna untuk melakukan seleksi penting agar, (a) hanya informasi yang relevan dengan misi, fungsi, dan tugas yang diambilnya, (b) biaya transmisi dapat ditekan serendah mungkin, dan (c) pengguna tidak memikulu beban pemeliharaan yang sesungguhnya tidak diperlukan.
Salah satu cara yang umum digunakan ialah menciptakan data induk (data base) di mana semua jenis informasi yang diperkirakan akan dibutuhkan oleh semua komponen perusahaan atau organisasi disimpan dan dipelihara. Kebutuhan-kebutuhan spesifik berbagai satuan kerja atau orang-orang tertentu dalam organisasi dapat dipenuhi dengan mudah karena akses untuk kepentingan itumemang tersedia.
Dengan kata lain, sejalan dengan penciptaan data induk perlu diciptakan suatu sistem distribusi informasi sedemikian rupa sehingga dapat diperoleh dengan mudah oleh pihak-pihak yang memerlukannya.
Penyimpanan Informasi
Sebagai salah satu sumber daya strategis dalam organisasi, informasi yang telah terkumpul dan terolah dengan baik perlu disimpan dengan sebaik mungkin. Kegiatan menyimpan informasi sangat penting karena pengalaman menunjukkan bahwa tidak semua informasi yang dimiliki digunakan segera. Oleh karena itu, informasi yang telah diolah dengan mengeluarkan biaya tertentu jangan sampai hilang atau sukar ditelusuri apabila diperlukan.
Perkembangan teknologi informasi menunjukkan bahwa di samping ingatan manusia, terdapat berbagai alat penyimpan informasi yang dapat digunakan seperti: sistem kartu, tape, microflm, hard disk, floppy disk, dan lain-lain. Salah satu manfaat dari berbagai alat penyimpan informasi yang sarat teknologi ialah penghematan biaya penyimpanan. Di samping itu, dengan sarana berteknologi tinggi, keamanan pun lebih terjamin.
Penggunaan Informasi
Saat ini, manusia sudah berada pada era informasi dan informasi menyentuh seluruh segi kehidupan dan penghidupan baik pada tingkat individual, tingkat kelompok, dan tingkat organisasi. Pada tingkat individu, misalnya aneka ragam informasi dibutuhkan seperti informasi tentang pendidikan, kesehatan, situasi pasar berbagai produk yang diperlukannya untuk memuaskan kebutuhannya, lapangan pekerjaan, dan lain sebagainya. Berbagai kelompok di masyarakat, mulai dari rumah tangga dan kelompok lainnya juga memerlukan informasi untuk berbagai kepentingan, termasuk untuk memperlancar proses pengambilan keputusan oleh kelompok tersebut. Hal tersebut juga berlaku bagi organisasi, terlepas apakah organisasi tersebut bergerak di bidang politik, ketatanegaraan, sosial kemasyarakatan dan bersifat nirlaba, pendidikan, kesehatan, penelitian dan pengembangan, dan lain sebagainya.
Penilaian Kritis dan Sistem Umpan Balik
Berhubungan dengan semua tahap yang telah dikemukakan di atas, diperlukan pula kegiatan penilaian yang kritis terhadap sistem informasi. Seperti telah dikemukakan sebelumnya, sistem yang diperlukan dan yang digunakan adalah sistem yang mempunyai nilai aplikatif yang tinggi. Artinya memberikan konstribusi nyata dalam memperlancar kegiatan manajemen organisasi.
Agar penilaian yang dilakukan mencapai sasarannya, diperlukan serangkaian standar penilaian. Standar penilaian yang dimaksud antara lain adalah sebagai berikut.
Kata informasi dan komunikasi sangat erat kaitannya dengan data. Informasi merupakan hasil pemrosesan, manipulasi dan pengorganisasian sekelompok data yang memberi nilai pengetahuan (knowledge) bagi penggunanya. Komunikasi didefinisikan sebagai suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi hubungan saling mempengaruhi di antara keduanya. Pengertian komunikasi lainnya dapat dibaca di artikel pengertian komunikasi menurut para ahli.
Maka dapat disimpulkan bahwa pengertian teknologi informasi dan komunikasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dan proses penyampaian pesan (ide atau gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain sehingga lebih cepat dan meluas penyebarannya serta lebih lama penyimpanannya. Pembahasan ini erat kaitannya dengan memahami pengertian globalisasi menurut para ahli.
Menurut Nasution (1995), teknologi berasal dari bahasa Yunani yaitu technologia yang menurut Webster Dictionary berarti systematic treatment atau penanganan sesuatu secara sistematis, sedangkan techne sebagai dasar kata teknologi berarti art, skill, science atau keahlian, keterampilan, ilmu.
Salisbury (1996) mengemukakan bahwa kata teknologi merujuk pada cara di mana kita menggunakan ilmu pengetahuan untuk memecahkan masalah praktis. Teknologi dalam istilah yang benar, mengarah kepada segala upaya untuk memecahkan masalah-masalah manusia. Itu berarti suatu cara untuk mengatur orang, peristiwa-peristiwa, dan mesin dengan menggunakan pengetahuan dan membuktikan alat-alat, prosedur, dan teknik.
Menurut Susanto (2002) informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut dapat menjadi informasi. Hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut. Dari uraian tentang informasi ada tiga hal penting yang harus di perhatikan, di antaranya:
- Informasi merupakan hasil pengolahan data
- Memberikan makna
- Berguna atau bermanfaat
- Akurat, artinya informasi mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Pengujian terhadap hal ini biasanya dilakukan melalui pengujian yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang berbeda-beda dan apabila hasil pengujian tersebut menghasilkan hasil yang sama, maka dianggap data tersebut akurat.
- Tepat waktu artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada saat informasi tersebut diperlukan, tidak besok atau tidak beberapa jam lagi.
- Relevan artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Kalau kebutuhan informasi ini untuk suatu organisasi maka informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi diberbagai tingkatan dan bagian yang ada dalam organisasi tersebut.
- Lengkap artinya informasi harus diberikan secara lengkap.
Menurut Hariyadi (Koswara, 1998) , teknologi informasi diberi batasan sebagai teknologi pengadaan, pengolahan, penyimpanan, dan penyebaran berbagai jenis informasi dengan memanfaatkan komputer dan telekomunikasi yang lahir karena “… adanya dorongan-dorongan kuat untuk menciptakan teknologi baru yang dapat mengatasi kelambatan manusia mengolah informasi…” Menurut Pendit (Koswara, 1998) kelambatan itu terasa disebabkan karena volume informasi semakin cepat membengkak. Pendit menambahkan bahwa teknologi informasi memungkinkan konsumsi informasi dalam jumlah besar dan kecepatan luar biasa. Kemampuan tersebut terutama disebabkan oleh ujung tombak teknologi informasi, yakni komputer.
Dalam pengertian yang lebih luas, Ely (1982) mengemukakan bahwa yang dimaksud teknologi informasi… mencakup sistem-sistem komunikasi seperti satelit siaran langsung, kabel interaktif dua arah, penyinaran bertenaga rendah (low-power broad-casting), komputer (termasuk personal komputer dan komputer genggam yang baru), dan televisi (termasuk video disk dan video tape cassette).
Dari beberapa pengertian teknologi informasi sebagaimana dikemukakan di atas, maka yang dimaksud dengan teknologi informasi adalah serangkaian tahapan penanganan informasi, yang menurut Siagian (2002) meliputi penciptaan informasi, pemeliharaan saluran informasi, seleksi dan transmisi informasi, penerimaan informasi secara selektif, penyimpanan dan penelusuran informasi, dan penggunaan informasi. Tahapan-tahapan tersebut dikemukakan oleh Siagian dalam gambar seperti berikut ini.
Penciptaan informasi adalah proses identifikasi dan penggalian sumber-sumber informasi yang tepat. Sumber-sumber informasi yang dapat dan layak digali sangat bervariasi, dan itu sangat tergantung pada pengambilan keputusan apa yang akan didukung dan untuk kepentingan apa informasi tersebut digunakan.
Pemeliharaan Saluran Informasi
Salah satu perkembangan pesat yang terjadi dalam era informasi dewasa ini ialah terjadinya ”perkawinan” antara teknologi komunikasi dan teknologi informasi. Akibatnya makin banyak saluran penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain, misalnya dari sumber informasi kepada penggunanya. Itulah yang dimaksud dengan saluran informasi multimedia. Saluran tersebut dapat berupa (a) saluran melalui komunikasi lisan, (b) saluran dengan menggunakan tulisan, (c) komputer padasatuan-satuan kerja dalam organisasi yang on-line dengan komputer utama (mainframe), (d) saluran telepon, (e) teleks, (f) faksimile, dan (g) electronic mail.
Seleksi dan Transmisi Informasi
Tidak semua satuan kerja dan tidak semua orang yang terdapat dalam satu organisasi memerlukan informasi yang sama. Misalnya satuan kerja yang menangani produksi memerlukan informasi yang berbeda dari informasi yang dibutuhkan oleh satuan kerja yang menangani sumber daya manusia. Dengan perkataan lain, informasi yang dimiliki oleh organisasi perlu diseleksi oleh berbagai pemakai informasi tersebut. Oleh karena itu, berarti mengatahui informasi apa yang dikirim kepada siapa dan untuk kepentingan apa menjadi sangat penting. Salah satu ramifikasi pandangan di atas ialah pentingnya kemampuan memilih dan menggunakan sarana transmisi informasi yang tepat.
Penerimaan Informasi Secara Selektif
Jika di atas telah ditekankan pentingnya kemampuan memilih informasi apa yang akan disampaikan kepada siapa dan kepentingan apa, berarti penerima informasi pun perlu memiliki kemampuan untuk melakukan seleksi. Kemampuan pengguna untuk melakukan seleksi penting agar, (a) hanya informasi yang relevan dengan misi, fungsi, dan tugas yang diambilnya, (b) biaya transmisi dapat ditekan serendah mungkin, dan (c) pengguna tidak memikulu beban pemeliharaan yang sesungguhnya tidak diperlukan.
Salah satu cara yang umum digunakan ialah menciptakan data induk (data base) di mana semua jenis informasi yang diperkirakan akan dibutuhkan oleh semua komponen perusahaan atau organisasi disimpan dan dipelihara. Kebutuhan-kebutuhan spesifik berbagai satuan kerja atau orang-orang tertentu dalam organisasi dapat dipenuhi dengan mudah karena akses untuk kepentingan itumemang tersedia.
Dengan kata lain, sejalan dengan penciptaan data induk perlu diciptakan suatu sistem distribusi informasi sedemikian rupa sehingga dapat diperoleh dengan mudah oleh pihak-pihak yang memerlukannya.
Penyimpanan Informasi
Sebagai salah satu sumber daya strategis dalam organisasi, informasi yang telah terkumpul dan terolah dengan baik perlu disimpan dengan sebaik mungkin. Kegiatan menyimpan informasi sangat penting karena pengalaman menunjukkan bahwa tidak semua informasi yang dimiliki digunakan segera. Oleh karena itu, informasi yang telah diolah dengan mengeluarkan biaya tertentu jangan sampai hilang atau sukar ditelusuri apabila diperlukan.
Perkembangan teknologi informasi menunjukkan bahwa di samping ingatan manusia, terdapat berbagai alat penyimpan informasi yang dapat digunakan seperti: sistem kartu, tape, microflm, hard disk, floppy disk, dan lain-lain. Salah satu manfaat dari berbagai alat penyimpan informasi yang sarat teknologi ialah penghematan biaya penyimpanan. Di samping itu, dengan sarana berteknologi tinggi, keamanan pun lebih terjamin.
Penggunaan Informasi
Saat ini, manusia sudah berada pada era informasi dan informasi menyentuh seluruh segi kehidupan dan penghidupan baik pada tingkat individual, tingkat kelompok, dan tingkat organisasi. Pada tingkat individu, misalnya aneka ragam informasi dibutuhkan seperti informasi tentang pendidikan, kesehatan, situasi pasar berbagai produk yang diperlukannya untuk memuaskan kebutuhannya, lapangan pekerjaan, dan lain sebagainya. Berbagai kelompok di masyarakat, mulai dari rumah tangga dan kelompok lainnya juga memerlukan informasi untuk berbagai kepentingan, termasuk untuk memperlancar proses pengambilan keputusan oleh kelompok tersebut. Hal tersebut juga berlaku bagi organisasi, terlepas apakah organisasi tersebut bergerak di bidang politik, ketatanegaraan, sosial kemasyarakatan dan bersifat nirlaba, pendidikan, kesehatan, penelitian dan pengembangan, dan lain sebagainya.
Penilaian Kritis dan Sistem Umpan Balik
Berhubungan dengan semua tahap yang telah dikemukakan di atas, diperlukan pula kegiatan penilaian yang kritis terhadap sistem informasi. Seperti telah dikemukakan sebelumnya, sistem yang diperlukan dan yang digunakan adalah sistem yang mempunyai nilai aplikatif yang tinggi. Artinya memberikan konstribusi nyata dalam memperlancar kegiatan manajemen organisasi.
Agar penilaian yang dilakukan mencapai sasarannya, diperlukan serangkaian standar penilaian. Standar penilaian yang dimaksud antara lain adalah sebagai berikut.
- Validasi informasi yang diterima
- Signifikansi informasi tersebut
- Kegunaan spesifiknya, termasuk mendukung proses pengambilan keputusan
- Hubungan informasi tersebut dengan informasi lain.
Kata informasi dan komunikasi sangat erat kaitannya dengan data. Informasi merupakan hasil pemrosesan, manipulasi dan pengorganisasian sekelompok data yang memberi nilai pengetahuan (knowledge) bagi penggunanya. Komunikasi didefinisikan sebagai suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi hubungan saling mempengaruhi di antara keduanya. Pengertian komunikasi lainnya dapat dibaca di artikel pengertian komunikasi menurut para ahli.
Maka dapat disimpulkan bahwa pengertian teknologi informasi dan komunikasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dan proses penyampaian pesan (ide atau gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain sehingga lebih cepat dan meluas penyebarannya serta lebih lama penyimpanannya. Pembahasan ini erat kaitannya dengan memahami pengertian globalisasi menurut para ahli.