Alat bantu presentasi bisnis cukup banyak variasinya, mulai dari alat bantu presentasi yang konvensional sampai dengan yang modern atau kontemporer. Sebelum menggunakan alat bantu presentasi tersebut, sudah selayaknya apabila seorang pembicara memiliki kemampuan teknis operasional dan melakukan pemeriksaan sebelum alat bantu presentasi bisnis tersebut digunakan demi suksesnya suatu presentasi bisnis.
Berbagai alat bantu presentasi bisnis mencakup antara lain: blackboard, whiteboard, flipcharts, transparansi overhead projector, slide, papan tulis elektronik, VCR, panel LCD projector. Masing-masing alat bantu presentasi bisnis tersebut memiliki keunggulan dan kelemahan yang dapat dijelaskan berikut ini.
1. Papan Tulis Hitam dan Putih (Blackboard & Whiteboard)
Papan tulis hitam (blackboard) merupakan salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup kuno, sehingga kini alat bantu tersebut relatif jarang digunakan. Selain papan tulis hitam, kini muncul papan tulis putih (whiteboard) yang banyak digunakan di berbagai perkantoran bisnis maupun nonbisnis. Sarana ini cocok untuk kegiatan-kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat rutin, maupun diskusi kelompok. Sarana ini memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut. Keunggulan:
- fleksibilitas dalam penulisannya;
- kemudahan dalam melakukan koreksi;
- dapat merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang sama.
Kelemahan:
- tulisan tangan sering kali sulit dibaca;
- pembicara menutupi peserta saat menulis;
- pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama;
- tersedianya papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila sudah penuh harus dihapus dulu;
- spidol sangat mengganggu dan sering mengering sehingga tak dapat dimanfaatkan secara optimal;
- tidak efektif untuk peserta yang berjumlah lebih dari 15 orang.
Flip charts adalah sebuah papan yang dilengkapi dengan lembaran-lembaran kertas berukuran besar. Apabila lembar kertas pertama sudah penuh, pembicara dapat membuka lembar berikutnya yang masih kosong dengan menyibak kertas tersebut atau menyobeknya. Sarana ini juga memiliki beberapa keunggulan dan kelemahannya.
Keunggulan:
- fleksibilitas dalam penulisan;
- pembicara dapat mempersiapkan penulisannya sebelum presentasi;
- pembicara dapat merujuk catatan (lembar kertas) sebelumnya;
- biaya relatif murah;
- bisa diletakkan di mana saja;
- sukar dibaca karena keterbatasan tulisan tangan;
- pembicara sering menutupi peserta saat menulis;
- pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama;
- mutu kertas yang jelek dan kemungkinan spidol yang digunakan macet;
- biasanya kertas flip charts hanya digunakan untuk sekali presentasi saja;
- muncul suara berisik ketika mengganti lembar kertas;
- tidak cocok untuk peserta yang lebih dari 20 orang.
Transparansi OHP nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para pembicara. Di berbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia, dan Kanada, berdasarkan survei yang dilakukan oleh Genigraphics Corporation tahun 1987, sekitar 57% lembar transparansi dihasilkan dengan mesin fotokopi, dan selalu dibuat dengan mesin ketik atau bahkan teks tulisan tangan. Hanya 29% transparansi yang dibuat dari artwork dan 32% dari grafik komputer. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, semakin banyak orang dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dan sejenisnya dengan kualitas hasil yang lebih baik.
Keunggulan:
- cepat dan murah jika menggunakan fotokopi;
- dapat dibuat dengan artwork dengan kualitas tinggi, tetapi biayanya relatif Mahal;
- layar tetap jelas meskipun dalam ruang yang terang;
- visual dapat dioperasikan secara cepat dan mudah diubah meskipun beberapa saat sebelum presentasi dilakukan;
- informasi dapat ditampilkan secara progresif meskipun secara manual;
- overhead projector umumnya banyak tersedia di berbagai tempat pertemuan atau pelatihan.
- kualitas transparansinya jelek jika teksnya ditulis dengan tangan; umumnya hasil fotokopi adalah hitam dan putih;
- pergantian secara manual sering kali mengganggu pembicara dan mengalihkan pembicaraan;
- menimbulkan distorsi gambar manakala OHP tidak fokus;
- kipas pada OHP sering kali berisik;
- transparansi sangat peka dengan bekas sidik jari dan mudah rusak.
Sekitar tahun 1980-an slide cukup populer bagi alat bantu presentasi bisnis. Slide dapat berupa foto, grafis, atau gabungan keduanya. Kualitas gambar dan tampilan yang disajikan dengan slide ini cukup baik, di samping juga mudah dan ringan membawanya. Dalam perkembangannya, slide yang berukuran 35 mm ini dapat dikombinasikan dengan personal computer (PC) dengan resolusi gambar berkualitas tinggi Berta dapat disimpan dalam disket.
Keunggulan:
- slide foto warna mudah pembuatannya;
- slide grafis berkualitas tinggi dapat dihasilkan oleh PC;dapat dimungkinkan slide dengan 3D dan efek khusus lainnya;
- daya tahan cukup tinggi;
- terlindung dari sidik jari dan kerusakan jika disimpan dalam tempat penyimpanan yang terbuat dari kaca;
- slide yang dihasilkan dari komputer dapat disimpan dalam disket; hasil cetakannya lebih kecil dan lebih portable.
- proses produksi slide film 35 mm memerlukan waktu cukup lama; harganya relatif mahal.
Papan tulis elektronik telah dikembangkan dengan menawarkan berbagai kemudahan yang banyak digunakan di kantor, konferensi, dan ruang pelatihan. Papan tulis elektronik tersebut memiliki motor elektrik untuk menggulung layar sehingga muncul bagian bersih yang barn, dan seterusnya. Layar papan tulis tersebut dapat dihubungkan dengan printer yang dapat mencetak tulisan yang ada di layar tersebut. Papan tulis elektronik cocok untuk kegiatan diskusi kecil atau sejenisnya. Sarana ini juga memiliki berbagai keunggulan dan kelemahan sebagaimana alat bantu lainnya.
Keunggulan:
- fleksibilitas dalam penulisan materi;
- koreksi dapat dilakukan dengan mudah;
- mampu menampilkan tulisan pembicara dan peserta pada layar tersebut;
- hasil cetakan dapat disimpan maupun diedarkan kepada peserta.
- tulisan tangan;
- peserta sering kali terhalang oleh pembicara saat menulis;
- pembicara tidak dapat menulis dan berbicara pada saat bersamaan sehingga arus dan ritme terganggu;
- hasil cetakan sering kali berkualitas rendah dan sukar dibaca jika tulisan tangannya memang jelek;
- sering kali pembicara menghadapi kesulitan dalam operasionalnya.
Video Cassette Recorder (perekam kaset video) dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan presentasi bisnis. Anda dapat merekam berbagai program pelatihan atau kegiatan-kegiatan tertentu sebagai bahan studi kasus, dalam format kaset video. Secara umum, kaset video memiliki tiga macam format yaitu PAL (digunakan di Australia, Selandia Baru, Inggris, Spanyol, Portugal, Norwegia, Swedia, Denmark, Finlandia, Austria, Belanda, Swiss, Afrika Selatan, Cina, Hong Kong, Singapura, Malaysia, dan Indonesia); NTSC (digunakan di Amerika Serikat, Kanada, Jepang, Taiwan, Filipina, dan sejumlah negara Amerika Latin); SECAM (digunakan di Prancis, Jerman, Yunani, Timur Tengah, Mauritius, Cekoslovakia, Hongaria, Polandia, dan Rusia). Sarana ini juga memiliki keunggulan dan kelemahan.
Keunggulan:
- sangat praktis;
- monitor TV dan VCR cukup banyak tersedia di perkantoran;
- video dapat menambah penguasaan materi dan sekaligus hiburan;
- tersedia pokok materi subjek secara lugs termasuk pelatihan perusahaan dan program motivasional.
- kualitas tampilan lebih rendah jika diproyeksikan dalam layar lebar;
- perlu kecermatan dalam memilih peralatan dan jenis video yang akan digunakan;
- untuk peserta yang relatif banyak, sarana video kurang efektif;
- diperlukan tenaga ahli khusus untuk operator video.
Panel Liquid Crystal Display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer jenis laptop, yakni transparan. Untuk dapat beroperasi, layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang komputer dan bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data atau gambar. Teknologi presentasi yang cukup canggih ini minimal memiliki sekitar 16,7 juta warna dengan kualitas tampilan gambar cukup baik. Panel LCD ini barn dapat berfungsi bila dihubungkan dengan personal computer (PC), baik dalam bentuk portable computer maupun desktop computer. Panel LCD ini juga memiliki keunggulan dan kelemahan sebagaimana alat bantu presentasi lainnya.
Keunggulan:
- Proyeksi data secara langsung dari PC secara "real time"
- Proyeksi langsung memungkinkan tingkat interaktifnya semakin tinggi;
- Panel LCD dapat diletakkan di bagian atas dari proyektor overhead standar.
- Panel LCD versi lama cenderung menghasilkan kualitas gambar yang jelek;
- Keterbatasan kualitas gambar dari proyektor overhead karena rendahnya kekuatan watt;